Cómo reducir los costes de implantación de ERP II

Proceso de reingeniería

Evaluar sus procesos internos e identificar los pasos clave es un procedimiento importante a la hora de seleccionar un sistema ERP. Sin embargo, muchos fabricantes intentan implantarlo en el menor tiempo posible y con los menores cambios posibles saltándose este paso crucial.

La verdad es que ninguno de nosotros ha optimizado por completo sus procesos: los procedimientos ineficaces fueron probablemente una de las razones por las que decidió adquirir un nuevo ERP.

Las mejores prácticas se incorporarán a su nuevo ERP. Así que tiene sentido que dedique tiempo a repensar y revisar sus procesos para adaptarlos a estas mejores prácticas. Tiene mucho más sentido utilizar las mejores prácticas incorporadas que pagar para personalizar su nuevo sistema ERP y seguir utilizando procedimientos ineficaces.

Utilizados correctamente, los sistemas ERP son herramientas sólidas que pueden ahorrarle tiempo y dinero y ayudar a que toda su empresa -desde las operaciones administrativas hasta la planta de producción- funcione con mayor eficacia, señala Galdón Software. Pero para sacar el máximo partido de su sistema ERP, debe utilizarlo junto con mejores procesos.

No elimine la reingeniería de procesos de su proyecto de implantación de ERP

Aproveche la oportunidad que ofrece un proyecto de implantación: sus empleados ya tienen que hacer cambios y adaptarse a un nuevo sistema, así que pídales que adopten mejores procesos al mismo tiempo. Descubrirá que la reingeniería de un proceso es mucho menos costosa que la alternativa, que consiste en adaptar el nuevo sistema ERP a los procesos anticuados e ineficaces de la empresa. También se beneficiará de un lugar de trabajo más eficaz y eficiente.

Dedicar tiempo a crear nuevos y mejores procesos -o contratar a un consultor de ERP o de fabricación para que le ayude- puede resultar caro. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de las cosas en la vida, si se toma el tiempo necesario para hacerlo bien desde el principio, se verá recompensado con una planta de producción optimizada.

Resistencia de los empleados al cambio

Sé que parecemos un disco rayado en este frente, pero las implantaciones de ERP son perturbadoras.

Naturalmente, cualquier sistema que afecte a tantas áreas de su organización traerá muchos cambios a su empresa, a los que puede resultar difícil adaptarse para muchas personas. Algunas personas de su organización estarán entusiasmadas con el nuevo sistema y anticiparán los efectos positivos que traerá a su empresa. Pero otras se mostrarán reacias y resistentes al cambio y a la perturbación que el nuevo ERP supondrá para sus tareas diarias. Si no dispone de un plan eficaz de gestión del cambio, estos empleados pueden obstaculizar o incluso sabotear sus esfuerzos de implantación.

Es esencial que los principales usuarios y partes interesadas de su empresa se impliquen en el nuevo sistema desde el principio. Si es consciente de la importancia del director de operaciones durante la implantación del ERP, hágale partícipe desde el principio del proyecto. Asegúrese de que comprende la importancia del nuevo sistema para su empresa y de que forma parte integrante del proyecto. De ese modo, en lugar de ser una persona que puede retrasar y descarrilar el proceso de implantación, será un aliado y un socio que le ayudará a incorporar a otros y a compartir su causa.

Establecer una estrategia de gestión del cambio

También puede considerar la incorporación de un especialista en gestión del cambio a su equipo de implantación. Los especialistas en gestión del cambio tienen una formación muy especializada en cambio organizativo. Le ayudarán a diferenciar -y le proporcionarán estrategias para ayudarles- entre quienes pueden afrontar el cambio con facilidad y el personal que necesita mucha ayuda para superar sus reticencias.

Un especialista en gestión del cambio puede ser otro coste adicional que no estaba presupuestado en un principio. Sin embargo, como con todo lo demás de esta lista, si aborda los problemas y las cuestiones al principio del proyecto de implantación, saldrá ganando.